#14 | KOPIETJE PASPOORT

Veel bedrijven en organisaties in de private sector willen de identiteit van bijvoorbeeld een klant of relatie kunnen vaststellen. Deze vaststelling kan nodig zijn om een besteld product te leveren of een verlangde dienst te kunnen verlenen, maar ook om zich tot op zekere hoogte te beschermen tegen bedrijfseconomische schade als gevolg van fraude en andere vormen van criminaliteit. In toenemende mate vragen bedrijven en organisaties daarom aan burgers zich te legitimeren met een officieel identiteitsdocument (paspoort of identiteitskaart) en daarvan een kopie te overleggen. Het onnodig en zonder wettelijke bevoegdheid kopiëren of scannen van deze documenten is niet zonder risico. Verkeerd gebruik kan leiden tot een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer die in bestuursrechtelijke of civiele zin verwijtbaar is.  Maar nog erger: door (bijzondere) persoonsgegevens te verzamelen of te verstrekken neemt het risico van identiteitsfraude toe (het illegaal gebruiken van iemands persoonsgegevens). In het bezit van jouw (kopie) identiteitsbewijs kunnen criminelen contracten afsluiten op jouw naam, er kunnen leningen worden afgesloten, producten worden gekocht of er kunnen misdrijven worden gepleegd namens jou. Met als mogelijke gevolg dat er bijvoorbeeld deurwaarders beslag komen leggen of in sommige gevallen kan je zelfs in de gevangenis belanden voor misdrijven die zijn gepleegd onder jouw naam. Identiteitsfraude komt vaker voor dan je denkt. Elke dag worden namelijk ruim 500 Nederlanders slachtoffer van identiteitsfraude! Binnenkort kun je in mijn nieuwe blog over identiteitsfraude meer lezen over de (heftige) gevolgen van het ‘verliezen’ van bijzondere persoonsgegevens.

Het verzamelen en verder gebruiken van een ‘kopietje paspoort’  is aan strenge regels gebonden omdat het gaat om een verwerking van bijzondere persoonsgegevens.  Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Door de pasfoto op een identiteitsbewijs te kopiëren kan iemands nationaliteit of etnische afkomst worden afgeleid. Ook het BSN nummer is een ‘verboden’ categorie van persoonsgegeven omdat daarmee makkelijk gefraudeerd kan worden. Dit nummer mag alleen worden verzameld als er een wettelijke verplichting of wettelijke basis voor bestaat. Deze wettelijke regels staan in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de Wbp en heeft hiervoor een richtsnoer gemaakt. Deze richtsnoeren geven aan welke regels de wet stelt aan het overnemen van persoonsgegevens of het kopiëren, scannen of uitlezen van identiteitsdocumenten.

WIE MAG WEL EEN KOPIE VAN MIJN IDENTITEITSBEWIJS VRAGEN/MAKEN?

  • Overheidsinstanties (Belastingdienst ed.);
  • Notariskantoren;
  • Werkgevers: Een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om diens identiteit te controleren van een nieuwe werknemer aan de hand van een geldig identiteitsbewijs en dit op echtheid te controleren. De werkgever is na deze controle verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs te maken, inclusief pasfoto en BSN nummer. Hij dient deze kopie in zijn administratie op te nemen en te bewaren;
  • Financiële dienstverlening (banken ed.): Op basis van een afweging van de financiele risico’s bij een bepaalde transactie kan besloten worden om als bewijs van de identificatieverplichting een kopie te maken van het gecontroleerde identiteitsbewijs;
  • Autoverhuurders: Bij de verhuur van een auto of het maken van een proefrit mogen alleen BOVAG-leden een kopie maken van het identiteitsbewijs. De pasfoto en het BSN nummer mogen niet worden gekopieerd. Na afloop van de verhuur of de proefrit moeten de gegevens worden vernietigd.

WIE MAG GEEN KOPIE VAN MIJN IDENTITEITSBEWIJS VRAGEN/MAKEN?

  • Hotels: Hotels zijn verplicht om bepaalde gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De gegevens die zij moeten verwerken zijn: type identiteitsdocument, naam, beroep, woonplaats, aankomstdatum en vertrekdatum. Een kopie van het identiteitsbewijs is daarvoor niet noodzakelijk en dus niet toegestaan. Het tonen van je paspoort of id-kaart volstaat;
  • Telecombedrijven: Telecomaanbieders kunnen kredietwaardigheidsonderzoek doen naar een nieuwe potentiële klant om zekerheid te hebben over de betaling van abonnementsgelden. Hiervoor hebben ze persoonsgegevens nodig. Het is echter verboden om een kopie van het identiteitsbewijs te vragen omdat het BSN nummer en de pasfoto niet noodzakelijk zijn voor een kredietwaardigheidsonderzoek. Ook een kopie van de bankpas mag niet worden gevraagd;
  • Bedrijven waarmee je een contract, overeenkomst of lidmaatschap sluit (webshops, sportclubs, leveranciers, verkopers): Dit soort bedrijven willen vaak je gegevens controleren om zekerheid te willen hebben met wie zij zaken doen en om (toekomstige) betalingen veilig te stellen. Aanvullende informatie kan dan verlangd worden om bijvoorbeeld fraude te voorkomen of later op te kunnen sporen. Een kopie paspoort is echter in deze gevallen niet noodzakelijk en dus verboden.
  • Zorgverleners (Huisarts, tandarts, ziekenhuis, apotheek): Zorgverleners moeten kunnen aantonen dat aan de identificatieplicht is voldaan. Dit volstaat met de soort en het nummer van het identiteitsbewijs te noteren. Ook het BSN nummer moet worden genoteerd. Je bent echter niet verplicht om een foto te laten plaatsen op bijvoorbeeld een ziekenhuispasje. Een kopie van het identiteitsbewijs mag ook niet worden gemaakt.

HOE KAN IK EEN VEILIGE KOPIE VAN MIJN IDENTITEITSBEWIJS VERSTREKKEN?

Mocht je om wat voor reden dan ook toch een kopie van je identiteitsbewijs willen verstrekken bij een bedrijf zonder wettelijke bevoegdheid, dan is het belangrijk dat je de kopie onbruikbaar maakt voor anderen.  Je kan misbruik voorkomen op de volgende manieren:

  • Streep je BSN nummer door op de kopie van het identiteitsbewijs (zodat het onleesbaar is), ook in de strook nummers onderaan het document!;
  • Streep je pasfoto door (zodat je onherkenbaar bent);
  • Schrijf op de kopie dat het een kopie is;
  • Schrijf op de kopie voor wie of welk bedrijf de kopie is;
  • Schrijf op de kopie de datum waarop je de kopie afgeeft;

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de handige KopieID-app ontwikkeld om een kopie_id_312veilige kopie te maken van je identiteitsbewijs. Met de KopieID app kan je de identiteitsgegevens in de kopie doorstrepen die organisaties niet nodig hebben of niet mogen verwerken. Ook zet u met de app een watermerk in de kopie met daarin het doel en de datum van de kopie. Komt de kopie dan ooit in handen van fraudeurs terecht, bijvoorbeeld door een hack? Dan is het dankzij de KopieID app moeilijker om ermee te frauderen.

Daarnaast bestaan er tegenwoordig ook Paspoort en ID covers. Dit zijn hoesjes die je om je identiteitsbewijs doet waarmee de belangrijkste gegevens worden beschermd.

Heb je nog vragen of wil je meer weten over de wettelijke regels omtrent het ‘kopietje paspoort’? Lees dan eens de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens.


 

BRONNEN

Autoriteit Persoonsgegevens, Identiteitsbewijs

Rijksoverheid, Welke bedrijven mogen een kopie van mijn identiteitsbewijs maken?

Rijksoverheid, Laat u niet zomaar kopiëren. Voorkom fraude met een kopie van uw identiteitsbewijs.

Rijksoverheid, Hoe voorkom ik fraude met een kopie van mijn identiteitsbewijs?

Wet- en regelgeving, Richtsnoeren identificatie en verificatie van persoonsgegevens

Deel dit op...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+

Een gedachte over “#14 | KOPIETJE PASPOORT

  1. Airbnb wil n kopie van mijn identiteit. Ik kan anders geen appartement boeken. Ook al betaal ik direct wijken zij daar niet van af. Ik boek dus niet bij hen want ik mail geen kopie. Ze kunnen.controle uitvoeren door mijn naam met mijn bankgegevens te vergelijken en…ik betaal direkt. Onbegrijpelijk wat n organisatie. Advies boek er niet!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *